Багато хто з нас витрачає свій час на «роботу заради роботи», працівники інтелектуальної роботи витрачають майже 20% свого часу на пошук внутрішньої інформації або колег, які можуть допомогти з певними завданнями.
Завдяки оптимізованому робочому процесу ви можете скоротити цю втрату часу та значно покращити свої операційні процеси. Визначаючи та усуваючи повторювані завдання або проблеми, які уповільнюють вашу роботу, ви можете підвищити ефективність та продуктивність.
Ми розповімо про п’ять простих стратегій для оптимізації робочих процесів, щоб ви могли попрощатись із зайвою складністю і познайомитися зі спрощеними процесами, які дадуть вашій команді змогу досягати більшого.
1. Які переваги має оптимізація робочих процесів?
Оптимізація процесів дає змогу позбутися зайвих кроків у повсякденній роботі, усунути виснажливі завдання та зменшити кількість помилок. Серед інших переваг можна виділити такі:
- підвищення продуктивності;
- підвищення ефективності;
- покращення комунікації;
- скорочення затримок і зірваних термінів;
- конкурентна перевага;
- підвищення морального духу співробітників;
- спрощення навчання співробітників;
- зрозуміліші обов’язки й відповідальність.
2. П’ять способів оптимізації робочих процесів
Ось п’ять способів оптимізації робочих процесів:
2.1. Визначте поточні процеси, які сповільнюють роботу
Ознаки того, що ваші робочі процеси потребують оптимізації, — це, зокрема, повільна робота й затримки, через які ви не можете здавати проєкти вчасно, багато виправлень або непотрібних повторень під час виконання завдань, а також зайві технології, які створюють додаткові проблеми, а не розв’язують наявні.
Оцінюючи поточні робочі процеси, врахуйте такі фактори:
- залучені люди, системи або інструменти;
- завдання, кроки або дії, які потрібно виконати, щоб досягти бажаного результату робочого процесу;
- час, який зазвичай витрачається на виконання кожного завдання або дії;
- інформація, необхідна для просування робочого процесу;
- тригер, дія, час або умова, які запускають робочий процес;
- очікуваний наслідок або результат робочого процесу.
Якщо докласти спільних зусиль, можна разом виявити будь-які зайві або неефективні елементи в робочому процесі.
За допомогою спільного використання файлів та співпраці ви можете легше збирати відгуки від членів вашої команди. З одним файлом можуть працювати кілька користувачів у реальному часі, що спрощує співпрацю. Така прозорість може сприяти виявленню будь-яких затримок: якщо один з учасників команди постійно потребує більше часу на виконання завдання, це може вказувати на проблему в його частині робочого процесу.
Щоб визначити, які етапи робочого процесу займають найбільше часу та що можна покращити, можна переглянути докладний журнал усіх дій, які виконували з файлом, як-от перегляди, завантаження й редагування.
2.2. Визначте цілі та завдання
Після того, як ви визначили, які робочі процеси потребують оптимізації, ви можете почати визначати, чого ви хочете досягти за допомогою цієї реорганізації та як ви плануєте це зробити.
Навіть якщо спершу ви розробите масштабний план, продумайте конкретні покращення, які хочете впровадити, і чому вони необхідні. Це допоможе чітко зосередитися на бажаних результатах.
2.3. Використовуйте шаблони й автоматизацію робочих процесів, де це можливо
Автоматизація процесів допоможе скоротити час на самостійне або повторюване виконання завдань, адже вони вимагають багато уваги, яку можна приділити продуктивнішим діям.
За допомогою автоматизації можна налаштувати правила й тригери для автоматичного впорядкування файлів у призначені папки. Це заощаджує час і зусилля на самостійне сортування й переміщення файлів, а також гарантує, що документи завжди зберігатимуться в потрібній папці.
Відкрийте для себе кращий спосіб спланувати робочий день, керуйте своєю роботою, залишайтеся на зв'язку та готуйтеся до зустрічей.
Шаблони документів також пришвидшують процес створення контенту — ви можете використовувати шаблони для будь-чого. Вони є чудовим способом гарантувати, що навіть якщо ви виключите певні кроки зі свого робочого процесу, це не вплине на якість вашої роботи.
2.4. Діліться знаннями й аналітикою
Документуйте зміни й досліджуйте свої процеси, щоб забезпечити легкий обмін інформацією з новими та наявними учасниками команди. Ця документація слугує орієнтиром для всіх учасників процесу, забезпечуючи загальну координацію та розуміння нових процедур.
Крім того, документуючи робочий процес, можна прискорити його впровадження. Коли учасники команди мають доступ до зрозумілої та чіткої документації, вони можуть швидко пристосовуватися до нових процесів та інтегрувати їх у свою щоденну роботу. Зрештою, це підвищує продуктивність і ефективність команди, оскільки всі працюють задля досягнення спільних цілей.
Крім того, ведення обліку вашого робочого процесу спрощує адаптацію нових членів команди. Маючи повний облік, нові співробітники можуть швидко ознайомитися з процесом та зрозуміти, як все відбувається в команді. Це скорочує криву навчання для нових співробітників і гарантує, що вони зможуть якомога швидше влитися в команду.
2.5. Збирайте відгуки
Інші люди розглянуть ваші процеси по-новому й порадять покращити певні аспекти, які ви могли пропустити. Попросіть учасника своєї команди, керівника або колегу з іншої команди дати зворотний зв’язок, щоб отримати цінну аналітику й дізнатися про перспективи, які ви могли випустити з уваги.
Документуючи процес у Dropbox Paper і надаючи колегам доступ до документа, ви забезпечуєте співпрацю в реальному часі — будь-де та з будь-якого пристрою. Вони можуть надавати відгуки щодо того, як добре працює запропонований вами робочий процес, виділяти його сильні сторони та потенційні переваги. Крім того, ваші колеги можуть указати на області, де робочий процес можна було б покращити або оптимізувати, і запропонувати варіанти поліпшення або налагодження, які б допомогли досягти кращих результатів.
Взаємодія з іншими людьми з вашої організації також може забезпечити згоду та підтримку в упровадженні нового робочого процесу. Залучіть ключові зацікавлені сторони до процесу ухвалення рішень і запитайте їхню думку, щоб збільшити ймовірність успішного впровадження та прийняття нового робочого процесу.
3. Поради щодо оптимізації робочих процесів
Ось кілька додаткових порад щодо оптимізації наявних процесів для підвищення ефективності роботи:
- Думайте про довгострокову перспективу. Чи будуть зміни, які ви вносите зараз, ефективними з розвитком і розширенням бізнесу?
- Будьте гнучкими. У бізнесі все змінюється швидко, тому важливо вміти адаптуватись і налагоджувати процеси.
- Оптимізуйте процеси за пріоритетами. Визначте, які завдання є найважливішими, а які можна спростити й автоматизувати.
- Документуйте зміни та нові процеси. Уникніть плутанини й переконайтеся, що всі учасники дотримуються робочого процесу в належний спосіб.
- Перевірте, чи працює новий оптимізований робочий процес, перш ніж просувати його далі. Забезпечте змогу усунути будь-які проблеми в зародку та переконайтеся, що процес працює максимально ефективно.